Gorontalo, (Antaranews Gorontalo) - Asisten Bidang Administrasi Umum Setda Provinsi Gorontalo Weni Liputo, Jumat, mengatakan pengelolaan kearsipan perlu mendapat perhatian khusus dari para pemangku kepentingan.
Menurutnya dalam pengelolaan kearsipan salah satu yang perlu diperhatikan keberadaanya yaitu arsip vital.
Arsip yang harus mendapatkan perhatian khusus dari semua pihak, lanjutnya, bukan hanya tingkat provinsi tapi juga kabupaten dan kota, kecamatan hingga kelurahan.
Arsip vital merupakan informasi terekam baik dalam bentuk media kertas maupun non kertas, yang sangat penting sekali keberadaannya untuk daerah maupun negara karena mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta aset (kekayaan) instansi.
"Apabila dokumen atau arsip vital hilang, tidak dapat diganti dan mengganggu atau menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak," katanya.
Ia mengingatkan kepada semua pihak untuk selalu menyimpan arsip dalam bentuk cetakan, sebab data atau arsip yang tersimpan dalam perangkat komputer belum tentu bisa dijamin keamanannya.
"Kadang-kadang orang selalu menganggap bahwa data yang sudah dimasukan dalam komputer, dalam suatu sistem sudah di anggap aman, padahal belum tentu. Dokumen harus juga di gandakan secara manual dan itu harus terdata dengan baik sebagai arsip," imbuhnya.
Weni berharap agar instansi pemerintah bisa mencontoh perusahaan swasta yang memiliki pengelolaan arsip yang lebih baik.
Selain pendataannya teratur, perusahaan swasta memprioritaskan ruang khusus sebagai tempat pengelolaan arsip.
Kondisi itu yang dinilainya jauh berbeda dengan instansi pemerintah, karena ruang arsip dikesampingkan dengan lebih memprioritaskan ruang kerja pegawai.
Bahkan, kata dia, di beberapa kantor, ruang arsip dialihfungsikan menjadi gudang.
COPYRIGHT © ANTARA News Gorontalo 2018
Menurutnya dalam pengelolaan kearsipan salah satu yang perlu diperhatikan keberadaanya yaitu arsip vital.
Arsip yang harus mendapatkan perhatian khusus dari semua pihak, lanjutnya, bukan hanya tingkat provinsi tapi juga kabupaten dan kota, kecamatan hingga kelurahan.
Arsip vital merupakan informasi terekam baik dalam bentuk media kertas maupun non kertas, yang sangat penting sekali keberadaannya untuk daerah maupun negara karena mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta aset (kekayaan) instansi.
"Apabila dokumen atau arsip vital hilang, tidak dapat diganti dan mengganggu atau menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak," katanya.
Ia mengingatkan kepada semua pihak untuk selalu menyimpan arsip dalam bentuk cetakan, sebab data atau arsip yang tersimpan dalam perangkat komputer belum tentu bisa dijamin keamanannya.
"Kadang-kadang orang selalu menganggap bahwa data yang sudah dimasukan dalam komputer, dalam suatu sistem sudah di anggap aman, padahal belum tentu. Dokumen harus juga di gandakan secara manual dan itu harus terdata dengan baik sebagai arsip," imbuhnya.
Weni berharap agar instansi pemerintah bisa mencontoh perusahaan swasta yang memiliki pengelolaan arsip yang lebih baik.
Selain pendataannya teratur, perusahaan swasta memprioritaskan ruang khusus sebagai tempat pengelolaan arsip.
Kondisi itu yang dinilainya jauh berbeda dengan instansi pemerintah, karena ruang arsip dikesampingkan dengan lebih memprioritaskan ruang kerja pegawai.
Bahkan, kata dia, di beberapa kantor, ruang arsip dialihfungsikan menjadi gudang.
Editor : Hence Paat
COPYRIGHT © ANTARA News Gorontalo 2018